Denne #fortællefredag handler om bestyrelsesarbejdet ude i lokalforeningerne. Jeg har siddet i Coding Pirates Københavns bestyrelse de sidste 3½ år, de sidste 2 år som formand. Jeg takkede dog af som formand i sidste weekend. Vi har lært utrolig meget de år jeg har været i bestyrelsen, og jeg vil i dette indlæg dele et par highlights, samt et par udfordringer vi stadig døjer med. Coding Pirates København dækker 13 afdelinger og har pt. omkring 400 børn, og cirka 80 frivillige (det sidste er et slag på tasken).

Arrangementer for børn og frivillige

Bestyrelsesarbejdet i København har i høj grad været præget af at vi gerne ville gøre noget ekstra for børnene, men måske i endnu højere grad præget af at vi gerne vil gøre noget ekstra for de frivillige, for at styrke sammenholdet og give så meget værdi tilbage at man som frivillig slet ikke har lyst til at forlade foreningen.

Til børnene har vi haft en sikker succes i at afholde hackathons 4-5 gange årligt. Det er samtidig nemt at arrangere for de frivillige, og det har derfor været på programmet alle årene. Vi skrev i efteråret en guide til at afholde hackathons i Maskinrummet, læs den her. Vi har forsøgt en enkelt gang at holde et sommerarrangement for både børn og forældre, og derudover har vi deltaget i de årlige GameJam’s og Børne IT-konferencer, men ellers har vores events for børnene været meget stabile: hackathons, hackathons og flere hackathons.

Dette indlæg er en del af #fortælle-fredag, hvor vi hver uge opfordrer en frivillig til at dele en historie, en tanke, en fed oplevelse – eller hvad, man har lyst til – med resten af Coding Pirates.  Læs indlægget og hop ind på Slack-kanalen #fortælle-fredag for at deltage i snakken om ugens emne!

Har du et emne, du gerne vil fortælle om? Så hop ind på slack i tråden #fortælle-fredag-plan og skriv dig på listen.

Til de frivillige har vi til gengæld prøvet et utal af forskellige arrangementstyper: Vi har lavet legedage, hvor frivillige mødtes og udviklede undervisningsforløb i fællesskab, frivilligworkshops hvor frivillige underviste andre frivillige, vi har haft piratbarer (fredagsbar for frivillige), og vi har haft årlige julefrokoster og sommerfester.

Sidste år havde vi foredragsholder ude omkring børns online liv, vi startede et nyt koncept om “frivillig hackathons” og i januar 2019 startede vi endnu et nyt arrangement for frivillige op “Inspirationsdag”, en hel dag med inspiration om pædagogik, idéer til workshops, og foredrag om spændende nyt.

Man kan blive helt forpustet af at tænke på alle de initiativer for frivillige der har været. Men hvad er et godt arrangement, og hvordan undgår vi at de frivillige bliver stressede af for mange arrangementer?

Traditioner og organisatoriske vaner

For at finde frem til et svar på ovenstående spørgsmål, vil jeg anbefale at man tænker langsigtet, og fokuserer på at skabe gode vaner og traditioner. Når noget først er blevet en vane, så er det nemt at afholde. Når vi for eksempel afholder et hackathon, så behøver man kun oplyse tid og sted, så dukker de frivillige op med 3D-printere, kufferter med elektronik og alskens udstyr. Det er blevet en vane, det er noget vi ikke behøver at planlægge og tænke så meget over i forvejen.

Organisatoriske vaner kan få ting til at ske nærmest per automatik, da alle ved hvordan tingene foregår, og vanerne bliver automatisk givet videre til nye i foreningen. På samme måde har vi forsøgt at eksperimentere os frem til forskellige arrangementer for frivillige, der kunne blive lige så stabil en success, og som vi kan bygge videre på år efter år. Julefrokost og sommerfest er fine eksempler på traditioner jeg regner med fortsætter, men vi har også eksempler på ting, hvor det har været svært at gøre det til en vane.

Jeg tror fx at vores PiratBars-koncept vil blive en større succes, hvis arrangementerne altid lå samme tid af måneden, og altid på samme værtshus, frem for at vi skulle afprøve alle byens forskellige ølsteder. Så ville det kunne blive til en vane eller tradition, noget man nemt kunne huske “sidste fredag i måneden på TapHouse fra kl. 17”.

Vores “frivilligworkshops”, hvor frivillige underviser hinanden, er et andet eksempel på noget der har været svært at gøre til en vane. Det ene øjeblik handlede det om Unity, det andet om Git, det tredje om Stencyl, Scratch, Arduino eller noget helt sjette. Det betyder at målgruppen også var meget forskellig fra gang til gang, da ikke alle har samme interesser. Måske var der hvert år højest én af de her workshops der var relevante for den enkelt frivillig. I stedet for frivilligworkshops har vi derfor lagt dem alle sammen ind under én dag, til en større inspirationsdag, hvor der er noget for enhver smag. Det har også den fordel at vi kan reducere antallet af weekendarrangementer, hvilket i hvert fald har været en stressfaktor for de meget aktive: der var bogstavelig talt Coding Pirates arrangementer halvdelen eller en tredjedel af årets weekender. Jeg tror også at det er sværere at blive stresset af noget der er en tradition.

Vil du vide mere om vaner og organisatoriske vaner, så vil jeg anbefale bogen “The Power of Habit” af Charles Duhigg.

The Power of Habit af Charles Duhigg

Rekruttering af frivillige

I København har vi ikke problemer med at rekruttere børn, der er pt. 145 børn på venteliste til min egen afdeling, og børnene står på gerne på venteliste 2 år før de får lov at starte. Det betyder til gengæld at vi har et kæmpe behov for ekstra frivillige.

Vi har forsøgt fra bestyrelsens side at afholde 2 årlige infomøder, lige op til sæsonstart, hvor vi inviterede nysgerrige frivillige til et kort oplæg om det at være frivillig, og hvor man kunne blive parret med en afdeling. Vi har reklameret via Facebook annoncer (fx brugt 1000-1500 kr. på reklame for et event), og der er dukket en hel del op, men det har langtfra været nok til at dække det massive behov for frivillige vi har.

Infomøderne har for mig at se to problemer: 1) København er en stor by, og et infomøde på Østerbro tiltrækker nok ikke så mange nysgerrige fra Amager eller Sydhavnen. Derfor bør møderne måske flyttes tættere på afdelingerne, og 2) Et infomøde appellerer for bredt. Jeg tror vi kan få mere ud af at henvende os direkte til de forskellige målgrupper.

Jeg tror fx vi vil få mere ud af at holde rekrutteringsarrangementer målrettet IT-professionelle placeret hos deres fagforeninger, andre målrettet studerende placeret hos deres uddannelsesinstitutioner, andre målrettet forældre fx placeret på et bibliotek, og endnu andre målrettet lærere/pædagoger i deres fagforening (har I andre idéer, så del dem gerne via Slack). Det er meget forskellige grunde de forskellige grupper har for at blive frivillige: de studerende vil måske have noget på CV’et, læreren vil gerne selv lære noget han/hun kan bruge i sin undervisning, de IT-professionelle vil give deres passion videre eller blive del af et netværk af fagfæller, forældrene vil måske gerne bare gøre noget for deres børn. Det er forskellige virkemidler der skal spilles på, for at rekruttere forskellige typer.

Men en ting er helt sikkert: Facebook-annoncer virker. Så brug dem, og vær ikke bange for at bruge mange penge på det, for de skal nok komme ind igen ved at kunne optage flere børn i afdelingerne.

En udfordring: Sikker overdragelse af afdeling

En sidste udfordring, som jeg tror bliver essentiel at finde en god løsning på, er hvordan afdelinger videregives fra en afdelingskaptajn til en ny. Der er pt. ikke en formaliseret struktur til sådan en overdragelse, hvilket gør at hvis en afdelingskaptajn ikke har lyst eller energi til at fortsætte, så risikerer hele afdelingen at lukke, hvilket er noget af ærgerligste der kan ske. Det har vi faktisk allerede oplevet et par gange i København.

En løsning, der virker mange andre steder, er at have en forening, hvor man så kan melde sin afgang ved generalforsamlingen, og hvor der derfor er et naturligt sted og tidspunkt at skifte rundt i posterne. I København er vi én forening og 15 afdelinger, men jeg tror ikke det er løsningen for os, at splitte os op i mange små foreninger. Det vil gøre det svære at samarbejde med kommunen og vil være administrativt tungt. Det er i hvert fald det råd vi har fået fra sekretariatet.

Kan vi finde på alternative strukturer, til at sikre overdragelse? Kan vi gentænke afdelingsleder-rollen, så den slet ikke er så tung? Kan afdelingslederen være et team frem for en enkelt person?

Husk at vi på Slack har kanalen #bestyrelser, hvor man som bestyrelse kan stille spørgsmål og få idéer fra andre bestyrelser rundt i landet.

Bag om skribenten: Martin Dybdal

Tidligere formand for Coding Pirates Københavns bestyrelse, tidligere medlem af hovedbestyrelsen. Arbejder som konsulent på Datalogisk Institut.