Coding Pirates Danmark Privatlivspolitik

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi denne privatlivspolitik, der fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde disse formål, og vi anonymiserer dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Coding Pirates er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Kontaktperson: Anders Nielsen
Adresse: Coding Pirates Denmark, c/o Coworking Plus, Kochsgade 31D. 5000 Odense C
CVR: 35552316
Mail: [email protected]
Hjemmeside: codingpirates.dk

Hvilke personoplysninger indsamler vi til hvilke formål og grundlaget for behandlingen:

Medlemmer, arrangementsdeltagere og ventelister

Vi indsamler navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning og betaling.

Formålene med behandling af oplysninger er:

  • Medlemshåndtering herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
  • At drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At administrere din relation til foreningen

Opbevaring og anonymisering af medlemmers oplysninger

Vi anonymiserer dine oplysninger fem år efter, at du sidst har deltaget i foreningens aktiviteter. Dette sker i henhold til bogføringsloven, hvor oplysninger skal kunne udleveres til SKAT på forespørgsel i fem år.

Vi opbevarer oplysninger i anonymiseret form på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Frivillige og bestyrelse

Vi indsamler navn, adresse, mail, telefon, fødselsdato, dato for indmeldelse, opskrivning, betaling, CPR og børneattest. 

Ved engagement i nationale aktiviteter indhenter Coding Pirates Denmark CPR-nummer og videregiver dine personoplysninger til myndighederne i forbindelse med indsamling af børneattester om strafbare forhold relateret til børn. Ved engagement i lokale aktiviteter indhenter Coding Pirates’ lokalforeningerne børneattester på tilsvarende vis. 

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke. 

CPR-numrene slettes efter indhentning af børneattest. Dog opbevares hovedbestyrelsens personlige data til brug ved bankforretninger.

Formålene med behandling af oplysninger er:

  • At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
  • At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om kurser og kompetenceudvikling
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
  • At administrere din relation til foreningen

Opbevaring og anonymisering af frivilliges og bestyrelsesmedlemmers oplysninger

Vi anonymiserer oplysninger, hvis du ikke længere ønsker at stå i vores register. Dog kan vi ikke anonymisere dine oplysninger, hvis du fortsat er frivillig.

Vi opbevarer oplysninger i anonymiseret form på frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.               

Deltagere i konkurrencer

Når du deltager i en konkurrence på Coding Pirates hjemmeside eller via sociale medier, behandler vi dit navn, mail og telefon.

Formålet med behandlingen er at kontakte dig, at kunne trække en vinder og overbringe præmien.

Besøgende på hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores cookiepolitik

Abonnenter til nyhedsbrev

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, indsamler vi oplysninger om dit navn og din mail.

I nyhedsbrevet kan du læse om nyheder og kommende events i Coding Pirates og First Lego League, samt nyt fra foreninger, sekretariatet og frivillige.

Vi sender dig nyhedsbrevet efter dit samtykke. Du kan til enhver tid trække det tilbage igen.

Bliv frivillig

Når du udfylder formularen for at blive frivillig, indsamler vi oplysninger om dit navn, mail, telefon, postnummer og by. 

Det er med henblik på at formidle kontakt mellem lokalforeninger, landsforeningen og nye frivillige.

Dine personoplysninger opbevares sikkert i en periode på 12 måneder fra registreringsdatoen og vil derefter blive slettet i overensstemmelse med gældende regler for databeskyttelse.

Vi gemmer kun dine oplysninger efter dit samtykke. Du kan til enhver tid kan tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os på [email protected].

Databehandlere

Hos Coding Pirates samarbejder vi med eksterne leverandører, der fungerer som databehandlere for at understøtte vores daglige drift. Disse leverandører leverer blandt andet IT-hosting, betalingsløsninger, kommunikationsservices og systemer til at organisere vores arbejde.  

Vi stiller strenge krav til vores samarbejdspartnere og indgår databehandleraftaler, som sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR og gældende lovgivning.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en legitim interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

     

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Hvis vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (f.eks. på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde aktiviteter og sociale arrangementer
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer i foreningen
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage. Du skal være opmærksom på, at der er tilfælde, hvor vi har behov for dit samtykke, for at du kan være med.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

 

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig anonymiseret (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
  • Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Kontaktoplysninger findes øverst her i privatlivspolitikken.
  • Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller anonymisering hurtigst muligt.
  • Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. Privatlivspolitikken er senest opdateret 27-03-2025.