Introduktion til Xena Bogføringssystem

Adgang

Når man får tildelt adgang kommer der en mail med en invitation. Klik på den og følg anvisningerne. De fem steps er beskrevet i detaljer bagerst i denne guide.

Skrivebord

Det første man ser når man logger sig på er skrivebordet.  Klik på “Coding Pirates Denmark” for at komme ind i det allerhelligste!

Finansielt overblik

Så kommer vi til det finansielle overblik. Det kan være vi kan bruge det til noget senere, men lige nu skøjter vi let og elegant hen over det. Klik på “Udskrifter” og derefter “Finans” for at komme videre.

Balance

Her kan man trække de mest brugte rapporter.   I “Finansgruppe” (1) vælger man  “Resultatopgørelse” for at få overblik over indtægter og udgifter, “Aktiver” for at se foreningens indestående hos hovedforeningen og “Passiver for at se egenkapital”.  

Finde jeres lokalforening eller afdeling og taste ind i “Afdeling” (2). For foreninger med flere underafdelinger, f.eks. København, skal rapporterne trækkes enkeltvis og samles i et regneark før de kan præsenteres på en generalforsamling)

Hvis man trykker på “Udskriv” nede i bunden genereres en fin PDF rapport med alle nøgletal, alternativt kan man sende rapporten i en mail, downloade rådata i XML eller CSV format eller opsætte automatisk rapportering (hvis man vil få rapport tilsendt en gang om måneden, f.eks).

Posteringer

Her kan man gå ind og undersøge enkelte bilag for er mere detaljeret billede.  Vælg et søgeinterval (1) og angiv jeres afdeling (2).  Hvis der er en bestemt konto man vil undersøge vælger man den korrekte finanskonto (3) og får derefter en liste af posteringer.  Hvis man vil dykke ned i et bestemt bilag skal man trykke på bilagsnummeret (4).

Bilag

I bilagsbilledet kan man se detaljer for de enkelte bilag.  Tryk på “Dokumenter” for at se de indskannede kvitteringer (1).  

Nedenunder (2) kan man se de transaktioner der tilhører dette bilag. I de fleste tilfælde består de af en bankpostering og en tilsvarende postering på en finanskonto.  Hvis man f.eks. har købt både mad og udstyr på samme bilag vil der være en bankpostering og modsvarende posteringer på Småanskaffelser og Mad.  Tallene skal altid udligne hinanden (men det sørger Xena og bogholder for).

 

Første Logon i billeder

1. Introduktion.

2. Oplysninger om hvilken virksomhed man er inviteret til (her er Coding Pirates Birkerød brugt som eksempel).

3. Navn, adresse, billede osv.

4. Password.

5. Det var så det…

Kort introduktion til Xena bogføringssystem til revisorer og lokalkasserere i Coding Pirates.

For de foreninger hvis bogføring håndteres af hovedforeningen kan det virke uoverskueligt at få fat i årsregnskaberne, selv om foreningen har et begrænset omfang og økonomi. Mange lokalforeninger samt hovedforeningens egen økonomi håndtere bogføringssystemet i Xena.

Der findes flere måder at få regnskabet ud, hvor en af dem er at sende en mail til hovedforeningens kasserer og bede ham fremsende dokumenterne.  Den hurtigste løsning er at bede om revisoradgang til systemet og trække sine egne rapporter. Denne guide forklarer hvordan man trækker de mest almindelige rapporter samt undersøger de forskellige bilag.