Selvom der er blevet arbejdet på forskudte tidspunkter i alle døgnets timer med udviklingen af Coding Pirates’ nye medlemssystem, har to personer formået at få samarbejde, visioner og engagement til at gå op i en højere enhed. Det har sikret Coding Pirates et helt nyt medlemssystem

Teamwork_medlemssystem

Det hele begyndte for snart et år siden. Per Hansen, bestyrelsesmedlem og afdelingsleder i ITU-afdelingen tog teten op. I et stykke tid havde det været svært at holde styr på tilmeldingerne til de forskellige afdelinger og hvem der stod hvorhenne på ventelisterne.

Det blev til mærkelige regneark med forskellige koder, og det var ikke til at finde hoved og hale i mængden af farver og symboler, og for andre end mig selv var det da helt håbløst, fortæller Per.

Per gik i gang med at kigge på skabeloner for et medlemssystem, men erkendte hurtigt, at det der fandtes var utilstrækkeligt. Fundamentet kom på plads i Python (programmeringssprog red.) og i foråret tog Magnus Toftdal, afdelingsleder i Aalborg, del i arbejdet.

Per og Magnus har næsten snakket sammen dagligt om hvordan det hele skulle virke og har lavet sporadiske ændringer løbende, når det passede ind med arbejde og familie.

Jeg synes samarbejdet har fungeret godt, og vi har undgået at træde hinanden over tæerne. Selvom vi har arbejdet i ryk, har vi delt ting løbende, fortæller Per.

For Magnus har processen været særligt givende.

Jeg har længe gerne villet lære Python bedre at kende, og jeg har faktisk set projektet som både sjovt og lærerigt. Det har været motiverende at arbejde når man gad og havde tid. Det er jeg jo slet ikke vant til på min arbejdsplads, og så har Per og jeg suppleret hinanden godt i arbejdsprocessen, fortæller Magnus, der ligesom Per opfordrer alle til at komme med kritik, ideer eller kode til det nye system (se link nederst i artiklen).

Behov for overblik

Coding Pirates startede med en afdeling i København og siden er 15 afdelinger kommet til. Nye steder dukker op hele tiden, og i løbet af efteråret tegner der sig nye afdelinger i blandt andet Viborg, Skanderborg og Sønderborg.

Interessen har fulgt udviklingen i åbningen af nye afdelinger, og på nuværende tidspunkt er der over 700 forældre, der har skrevet deres børn op på ventelister til afdelingerne i Coding Pirates på landsplan. Med det nye medlemssystem bliver det nemmere at sikre opdaterede lister og relevant information i god tid inden sæsonstart.

Målet med systemet er en landsdækkende system, der samler det hele ét sted. Forældrene kan tjekke om de er tilmeldte, med hvilke informationer, hvor de er på ventelisten, hvilke dage der er klubaftenener, hvorhenne og betale for sæsonen. Derudover kan de hente og udfylde fototilladelsen, forklarer Per, der også fremhæver, at forældrene ikke skal være bekymrede over at videregive personoplysninger. Adresser, telefonnumre og e-mails er som udgangspunkt kun tilgængelige for afdelingslederne, men der er også mulighed for at lade sin email-adresse blive vist for de andre holddeltagere. Dette er valgfrit ved tilmeldingen, uddyber han.

Det er ikke kun for forældrene, at systemet bidrager med overblik. For alle afdelingsledere letter administrationsbyrden, dobbeltbookinger og spørgsmål fra forvirrede forældre og frivillige, og fra forårssæsonen 2016 får alle nuværende medlemmer automatisk en invitation til næste sæson, og det bliver derfor også muligt at sende information hurtigere ud til dem på venteliste.

For eksisterende medlemmer løber tilmeldingen og betalingen fra d. 3. – 15. august. Se meget mere om proceduren og systemet her.

Helt nye medlemmer kan skrive sig op her.

De frivillige kommer også med ombord

Imens første runde af systemet er rullet ud, venter anden runde. Anden runde har til formål at skabe overblik over de frivillige kræfter i foreningen og i hver afdeling. Det er noget, der har været efterspurgt længe blandt afdelingslederne, og det er meningen, at det i løbet af efteråret bliver muligt for frivillige at registrere sig og give tilladelse til at foreningen indhenter børneattester.

At de frivillige registreres gør planlægningsarbejdet meget lettere. Vi har det store overblik til at lave arrangementer på kryds og tværs af landet og et udgangspunkt for rekruttering af nye frivillige til foreningen, fortæller Per.

Læs mere om det nye medlemssystem

Eller kom med input til systemet på Github